TOP 10 THƯƠNG HIỆU LỮ HÀNH HÀNG ĐẦU TP.HCM NĂM 2015, 2016

Cách quản lý khách mời và đảm bảo đông đủ số lượng trong buổi event

Một sự kiện được xem là thành công khi truyền tải đúng thông điệp, mang đến sự hào hứng và tham gia nhiệt tình cho tất cả mọi người. Hãy thử tưởng tượng xem, nếu một sự kiện được tổ chức rất hoành tráng nhưng lại không có sự góp mặt đông đủ của khách mời thì sẽ ra sao? Để tránh tình trạng “ế khách” này thì đòi hỏi bạn phải có cách quản lý tốt nhóm khách mời và chắc chắn rằng họ sẽ tham dự đầy đủ đúng như thời gian đã định sẵn.

Phải biết chính xác số lượng khách mời

cach-quan-ly-khach-moi-khi-to-chuc-su-kien-1

Việc lên một danh sách khách mời với số lượng cụ thể bao nhiêu người và cần có sự xuất hiện của những nhân vật nào là điều hết sức quan trọng. Một khi đã có được danh sách chính thức thì sẽ vô cùng tiện lợi cho việc sắp xếp thuê mướn mặt bằng, bàn ghế và bố trí chỗ ngồi phù hợp cho người tham dự. Đồng thời, nó cũng giúp bạn kiểm soát tốt hơn tình trạng gia tăng hay giảm bớt lượng khách mời khi có những sự thay đổi đột xuất. Vì thế bạn cần phải chốt danh sách này càng sớm càng tốt, ít nhất là 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

cach-quan-ly-khach-moi-khi-to-chuc-su-kien-2

Bảng danh sách thông tin khách mời cần phải có đầy đủ các thông tin quan trọng như: tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản mail,… để phục vụ cho công tác gửi thiệp mời, gửi email thông báo cũng như nhắc nhở khách hàng về việc tham gia sự kiện mà bạn tổ chức.

Cần phải có một bàn check in dành riêng cho khách tham dự event

cach-quan-ly-khach-moi-khi-to-chuc-su-kien-3

Ngay phía trước cổng chào và khu vực ra vào nơi diễn ra sự kiện, luôn phải bố trí một bàn check in và có 2 – 3 bạn PG làm nhiệm vụ điểm danh số lượng, hướng dẫn cho tất cả mọi người. Tại khu vực này, các bạn PG sẽ điều tiết khách mời, ghi nhận thông tin, cài hoa lên áo, phát lịch trình sự kiện hay tặng quà cho khách sau khi kết thúc. Hoạt động này sẽ mang 2 ý nghĩa rất lớn khi vừa khẳng định được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện, vừa tránh để những thành phần xấu trà trộn vào bên trong khu vực tổ chức.

Đảm bảo ổn định và an toàn cho tất cả mọi người

cach-quan-ly-khach-moi-khi-to-chuc-su-kien-4

Để duy trì được sự trật tự và ổn định trong suốt quá trình diễn ra sự kiện thì bạn cũng cần quan tâm đến việc sắp xếp vị trí ngồi cho khách tham gia. Đầu tiên hãy phân ra khu vực dành cho những khách mời VIP quan trọng và bố trí chỗ ngồi sao cho phù hợp. Điều động một số người làm nhiệm vụ hướng dẫn vị trí ngồi theo sơ đồ đã sắp xếp từ trước để mọi người cảm thấy không phải hoang mang, lo lắng khi đến tham gia sự kiện. Bên cạnh đó, dù cho chương trình event lớn hay nhỏ đều cần phải có một đội ngũ bảo vệ để giải quyết các tình huống xấu bất ngờ xảy ra, tránh ảnh hưởng đến sự kiện.

Tặng quà và cám ơn khách mời vì đã đến tham dự

cach-quan-ly-khach-moi-khi-to-chuc-su-kien-5

Đối với các sự kiện hội nghị và tiệc tri ân, quà tặng sau khi sự kiện kết thúc là một vấn đề vô cùng cần thiết nhằm giúp khách mời cảm thấy được trân trọng và lưu giữ được những ấn tượng tốt. Vì thế, bạn cần phải tính toán thật kỹ khi chọn lựa những món quà tặng thật ý nghĩa và đảm bảo đủ số lượng để tránh tình trạng thiếu quà khi số lượng khách mời dư ra thêm một vài người. Hãy nhớ rằng phải luôn mỉm cười và cám ơn khách mời vì đã dành thời gian để đến tham gia sự kiện. Bởi họ chính là một nhân tố không thể thiếu khi mang lại thành công cho chương trình event mà bạn tổ chức.

Thanh Lộc – Đất Việt Tour

Bình chọn cho nội dung này:
[Tổng: 1 Trung bình: 5]

Tour du lịch Lễ 2/9

Đánh giá

Gửi ý kiến

522

<
Chat facebook