TOP 10 THƯƠNG HIỆU LỮ HÀNH HÀNG ĐẦU TP.HCM NĂM 2015, 2016

4 vấn đề thường hay bị bỏ quên trong khâu tổ chức sự kiện

Trong suốt quá trình diễn ra event, từ khâu lên kịch bản chương trình cho đến khi tiến hành tổ chức, nhà quản trị sự kiện luôn phải chuẩn bị và hoàn thành tốt tất cả mọi việc. Tuy nhiên không có ai là hoàn hảo mà không mắc phải những sai lầm, vẫn có những vấn đề được xem là cơ bản nhưng lại thường hay bị bỏ quên. Vì thế, hãy cùng Đất Việt Tour điểm qua chúng và ghi nhớ để chú ý cẩn thận hơn trong khâu tổ chức bạn nhé!

Bãi giữ xe đủ diện tích và an toàn

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-2

Khi chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn cũng cần khảo sát trước và tính toán cẩn thận về vấn đề giữ xe cho khách. Có những hội trường hay trung tâm tổ chức sự kiện với cơ sở vật chất cực kỳ tốt và hoành tráng nhưng lại không đầu tư xứng tầm cho khu vực bãi giữ xe hoặc phải đi một khoảng khá xa mới tới được địa điểm đó. Điều này gây tác động trực tiếp tới tâm lý khách mời, khiến cho chất lượng dịch vụ của nơi tổ chức ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-1

Vì thế khi tiến hành đánh giá sự phù hợp của địa điểm tổ chức, ngoài việc nơi đó có trang thiết bị hoàn hảo thì bạn cũng cần xem xét thật kỹ bãi giữ xe để đảm bảo được sự an toàn, đủ diện tích và thuận tiện cho khách tham dự. Nếu trường hợp bắt buộc phải thuê một địa điểm giữ xe khác thì nên dựa vào số lượng khách mời và vị trí của nơi tổ chức để chọn được nơi phù hợp. Một lưu ý khác là tùy theo đối tượng, loại hình sự kiện mà bạn cần tính toán phân chia đủ không gian của xe máy và xe hơi.

Bàn ghế và máy phát điện dự phòng

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-3

Chương trình event khi diễn ra sẽ mang tính chất trực tiếp nên rất khó tránh khỏi các tình huống xấu bất ngờ. Vì thế, bạn cần chủ động lường trước những rủi ro để kịp thời đưa ra các phương án giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng và hiệu quả. Có 2 tình huống thường gặp nhất là không đủ bàn ghế do số lượng khách mời tăng ngoài dự kiến và mất điện đột ngột. Nếu bạn không dự trù trước những việc này thì rất có thể sự kiện sẽ bị gián đoạn và gây ra sự khó chịu cho người tham gia.

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-4

Để giải quyết vấn đề này thì bạn cần chuẩn bị sẵn một lượng bàn ghế nhất định và máy phát điện dự phòng luôn trong trạng thái sẵn sàng hoạt động. Sự chu đáo về mọi mặt sẽ giúp bạn ứng biến kịp thời và tạo được sự chuyên nghiệp với vai trò là một nhà tổ chức sự kiện.

Đảm bảo vệ sinh, sạch đẹp

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-5

Đứng trên quan điểm của một vị khách được mời đến buổi event, họ sẽ luôn có những đánh giá cho riêng mình. Đó có thể là về cách trang trí sân khấu, thái độ nhân viên phục vụ, cơ sở vật chất,… nhưng nhiều nhất có lẽ là về món ăn và vấn đề vệ sinh. Đây chính là một yếu tố mà nhiều nhà quản trị sự kiện hay bỏ quên hoặc ít khi chú ý đến.

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-6

Xét đến khía cạnh đầu tiên trong không gian tổ chức sự kiện, bạn cần phải bố trí một vài nhân viên phụ trách dọn vệ sinh thường xuyên để giúp cho nơi diễn ra event luôn sạch sẽ. Ngoài ra, có thể đặt thêm những bảng lưu ý được thiết kế vui nhộn, lạ mắt nhằm nhắc khéo khách mời trong việc giữ gìn vệ sinh chung và bỏ rác đúng nơi quy định.

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-7

Còn về vấn đề thức ăn và an toàn vệ sinh thực phẩm thì bạn cũng nên chú ý trong việc lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ ẩm thực uy tín và chất lượng, nhằm mang đến những món ăn ngon, hợp khẩu vị và an toàn cho khách mời.

Giữ gìn an ninh trật tự

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-8

Để tránh tình trạng có sự xuất hiện của một số thành phần xấu trà trộn vào sự kiện và đảm bảo sự an ninh tuyệt đối cho tất cả mọi người, bạn cần phải thuê thêm 2 – 3 nhân viên bảo vệ tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện. Bên cạnh đó, cần có thêm một bộ phận trực trước cổng ra vào để kiểm soát được số lượng thực tế và danh tính của khách đến tham dự. Đây chính là một vấn đề quan trọng mà bạn cần ghi nhớ.

4-van-de-thuong-hay-bi-bo-quen-trong-khau-to-chuc-su-kien-9

Hãy thật cẩn thận và chi tiết trong mọi trường hợp là cách giúp bạn có một sự kiện thành công như ý. Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn sẽ chú trọng nhiều hơn đến các yếu tố về bãi giữ xe, thiết bị dự phòng, vệ sinh và bảo vệ để tất cả khách mời đều cảm thấy hài lòng và vui vẻ nhất.

Thanh Lộc – Đất Việt Tour

Bình chọn cho nội dung này:
[Tổng: 1 Trung bình: 5]

Tour du lịch Lễ 2/9

Đánh giá

Gửi ý kiến

401

<
Chat facebook